Der Arbeitgeber erfährt nie, wer welche Leistung in Anspruch nimmt

Kurz gesagt: Im Gruppenvertrag der bKV sind Beitragszahlung und Leistungsabrechnung strikt getrennt. Der Arbeitgeber zahlt einen Sammelbeitrag und meldet, wer zur versicherten Gruppe gehört. Rechnungen, Diagnosen und Erstattungen laufen ausschließlich zwischen Mitarbeiter und Versicherer. Gesundheitsdaten erreichen den Arbeitgeber zu keinem Zeitpunkt.

Warum die Trennung technisch zwingend ist

Der Grund liegt in der Konstruktion: Weil im Gruppenvertrag keine Gesundheitsprüfung stattfindet, entsteht auch kein Anlass, Gesundheitsangaben zu erheben. Es gibt schlicht keinen Punkt im Ablauf, an dem solche Daten beim Arbeitgeber anfallen könnten.

Wer welche Daten sieht
Daten	Arbeitgeber	Versicherer
Name, Geburtsdatum, Personalnummer	ja	ja
Ein- und Austrittsdatum	ja	ja
Höhe des Sammelbeitrags	ja	ja
Eingereichte Rechnungen	nein	ja
Diagnosen und Behandlungen	nein	ja
Erstattete Beträge je Person	nein	ja
Ob jemand überhaupt etwas eingereicht hat	nein	ja

Auch aggregierte Auswertungen wie „welche Leistungsarten wurden im Betrieb am häufigsten genutzt“ geben die Versicherer in kleinen Gruppen nicht heraus – bei acht Personen ließe sich daraus zu leicht auf Einzelne schließen.

Was der Arbeitgeber melden muss

Für die Verwaltung des Gruppenvertrags übermittelt der Arbeitgeber ausschließlich Stammdaten:

Name und Geburtsdatum
Personalnummer oder eine vergleichbare Zuordnung
Eintritts- und Austrittsdatum
keine Angaben zu Gesundheit, Vorerkrankungen oder Behandlungen

Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses beziehungsweise die Erfüllung des Gruppenvertrags. Weil keine Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO übermittelt werden, gelten die erhöhten Anforderungen dieser Norm hier nicht. Stimmen Sie die konkrete Formulierung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dennoch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Was Sie Ihrer Belegschaft sagen sollten

Die Frage „Erfährt der Chef, dass ich beim Psychotherapeuten war?“ kommt in jeder Info-Runde – meistens nicht offen, sondern als Zögern beim Einreichen. Nehmen Sie sie vorweg:

„Ich sehe nur, dass ihr versichert seid, und ich zahle einen Gesamtbetrag. Was ihr einreicht, erfahre ich nicht – nicht die Rechnung, nicht die Summe, nicht einmal, ob ihr überhaupt etwas eingereicht habt.“

Dieser eine Satz erhöht die Nutzungsquote messbar. Und die Nutzungsquote entscheidet darüber, ob die Leistung überhaupt eine Bindungswirkung entfaltet.

Rolle des Betriebsrats

Bei freiwilligen Sozialleistungen greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG für die Ausgestaltung: begünstigter Personenkreis, Verteilungsgrundsätze. Da die Meldung von Beschäftigtendaten an einen externen Empfänger erfolgt, ist eine kurze Abstimmung auch dann sinnvoll, wenn keine Gesundheitsdaten fließen – sie verhindert Rückfragen später.

Häufige Fragen zum Datenschutz

Sieht der Arbeitgeber, welche Leistungen ein Mitarbeiter abrechnet?

Nein. Die Abrechnung läuft ausschließlich zwischen Mitarbeiter und Versicherer. Der Arbeitgeber meldet lediglich, wer zum versicherten Personenkreis gehört, und zahlt den Sammelbeitrag. Er erhält keine Angaben über Diagnosen, Behandlungen oder eingereichte Rechnungen.

Welche Daten muss der Arbeitgeber an den Versicherer melden?

Nur die Daten, die zur Verwaltung des Gruppenvertrags nötig sind: Name, Geburtsdatum und in der Regel die Personalnummer sowie Ein- und Austrittsdatum. Gesundheitsdaten werden nicht übermittelt, weil im Gruppenvertrag keine Gesundheitsprüfung stattfindet.

Welche Rechtsgrundlage gilt für die Meldung der Mitarbeiterdaten?

Die Übermittlung der Stammdaten an den Versicherer stützt sich auf die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses beziehungsweise die Erfüllung des Gruppenvertrags. Weil es sich nicht um Gesundheitsdaten handelt, greift die strengere Regelung des Art. 9 DSGVO hier nicht. Für den konkreten Fall sollte die Rechtsgrundlage mit dem eigenen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Bei freiwilligen Sozialleistungen besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG hinsichtlich der Ausgestaltung, also des begünstigten Personenkreises und der Verteilungsgrundsätze. Beim Umgang mit Beschäftigtendaten empfiehlt sich zusätzlich eine kurze Abstimmung, auch wenn keine Gesundheitsdaten fließen.

Was passiert mit den Daten, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?

Der Arbeitgeber meldet den Austritt, der Versicherungsschutz aus dem Gruppenvertrag endet. Führt der Mitarbeiter den Vertrag privat weiter, besteht das Vertragsverhältnis ausschließlich zwischen ihm und dem Versicherer – der frühere Arbeitgeber ist daran nicht mehr beteiligt und erhält keine Informationen mehr.