Zwei Entscheidungen treffen Sie selbst – den Rest der Einführung übernimmt der Makler

Kurz gesagt: Die Einführung dauert zwei bis vier Wochen und kostet Sie etwa zwei Stunden Zeit. Sie entscheiden zwei Dinge: welche Mitarbeitergruppe versichert wird und wie hoch das Budget je Kopf ist. Der häufigste Fehler liegt nicht im Vertrag, sondern danach – wenn die Belegschaft nur eine Rundmail bekommt und die Leistung deshalb niemand nutzt.

Schritt 1: Mitarbeitergruppe festlegen

Der Versicherer verzichtet nur deshalb auf Gesundheitsprüfung und Wartezeiten, weil er eine gemischte Gruppe bekommt und nicht nur die Kranken. Deshalb muss die Gruppe sachlich abgegrenzt sein. Zulässig sind zum Beispiel:

alle Beschäftigten
alle unbefristet Beschäftigten
alle Mitarbeiter nach bestandener Probezeit oder ab einem Jahr Betriebszugehörigkeit
ein kompletter Standort oder eine komplette Abteilung
nicht zulässig: eine Handvoll namentlich ausgewählter Personen

Empfehlung für Betriebe unter fünfzig Mitarbeitern: alle aufnehmen. Das ist am einfachsten zu erklären, verbessert die Konditionen und erspart die Frage, warum jemand nicht dabei ist.

Schritt 2: Budget wählen

Die zweite Entscheidung ist eine Zahl. Orientierung:

Budget und übliche Wirkung
Jahresbudget	Beitrag je Kopf	Wirkung
300 €	rund 10 €	spürbar bei Vorsorge und Prophylaxe, reicht nicht für Zahnersatz
600 €	rund 20 €	der übliche Einstieg, deckt Brille oder Physiotherapie ab
900 bis 1.200 €	rund 25 bis 40 €	auch größere Zahnbehandlungen werden spürbar entlastet

Achten Sie darauf, dass die Summe aller Sachbezüge unter 50 Euro im Monat bleibt – sonst entfällt die Steuerfreiheit für den gesamten Betrag. Wie die Freigrenze funktioniert

Schritt 3: Angebote vergleichen und abschließen

Das übernimmt der Makler. Er fragt nur die Anbieter an, die Ihre Betriebsgröße zeichnen, und legt drei Varianten mit den Unterschieden nebeneinander: Leistungskatalog, Ansammlung des Budgets, Fortführungsrecht bei Jobwechsel, Erstattungsdauer. Die acht Punkte, auf die es ankommt

Ihr Aufwand: ein Termin, eine Unterschrift, eine Mitarbeiterliste.

Schritt 4: Belegschaft informieren – hier entscheidet sich alles

Das ist der Schritt, den die meisten Betriebe unterschätzen. Eine Rundmail mit dem Betreff „Neue Zusatzleistung“ wird überflogen und vergessen. Wer die Leistung nicht versteht, reicht keine Rechnung ein. Wer keine Rechnung einreicht, merkt nichts von dem Benefit. Und was niemand merkt, bindet niemanden – Sie zahlen dann jeden Monat für nichts.

Was funktioniert:

Zwanzig Minuten in der Belegschaftsrunde, mit dem Makler dabei, damit Fragen sofort beantwortet werden.
Ein Blatt Papier pro Person mit drei Beispielen: „Zahnreinigung 120 Euro – wird erstattet.“ Konkrete Beträge wirken, Leistungskataloge nicht.
Eine Erinnerung nach drei Monaten. Wer bis dahin nichts eingereicht hat, hat es vergessen, nicht abgelehnt.

Wenn es einen Betriebsrat gibt

Bei freiwilligen Sozialleistungen hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung: begünstigter Personenkreis und Verteilungsgrundsätze. Ob Sie die Leistung einführen und wie viel Geld Sie einsetzen, entscheiden Sie allein. In der Praxis ist das selten ein Hindernis – die Leistung begünstigt die Belegschaft und wird entsprechend mitgetragen.

Häufige Fragen zur Einführung

Wie lange dauert die Einführung einer betrieblichen Krankenversicherung?

Zwei bis vier Wochen von der ersten Beratung bis zum Versicherungsbeginn. Der Zeitaufwand für den Arbeitgeber liegt bei etwa zwei Stunden: ein Beratungsgespräch, eine Entscheidung über Mitarbeitergruppe und Budget, eine Unterschrift.

Muss der Betriebsrat der bKV zustimmen?

Bei freiwilligen Sozialleistungen hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung, also bei Verteilungsgrundsätzen und begünstigtem Personenkreis. Ob Sie die Leistung überhaupt einführen und wie viel Geld Sie einsetzen, entscheiden Sie allein. In der Praxis stimmen Betriebsräte zu, weil die Leistung die Belegschaft begünstigt.

Welche Mitarbeitergruppe soll versichert werden?

Die Abgrenzung muss sachlich begründbar sein, zum Beispiel alle unbefristet Beschäftigten, alle Mitarbeiter nach bestandener Probezeit oder ein kompletter Standort. Eine willkürliche Auswahl einzelner Personen akzeptieren die Versicherer nicht, weil dann die Risikomischung fehlt.

Woran scheitert die Einführung am häufigsten?

Nicht an der Technik, sondern an der Kommunikation. Wird die Leistung nur per Rundmail angekündigt, nutzt sie kaum jemand. Ohne Nutzung entsteht keine Bindungswirkung – Sie zahlen dann jeden Monat für einen Benefit, an den sich niemand erinnert. Eine Info-Runde von zwanzig Minuten mit dem Makler ändert das.